Elektronické uzavření pracovní smlouvy: pravidla po novele

Lze pracovní smlouvu uzavřít elektronicky?

Ano. Od 1. 10. 2023 (novela provedená zák. č. 281/2023 Sb.) obsahuje zákoník práce výslovnou úpravu elektronického uzavírání pracovněprávních dokumentů. Pracovní smlouvu, dohodu o provedení práce (DPP), dohodu o pracovní činnosti (DPČ) i jejich změny tak lze uzavřít prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací – například e-mailovou výměnou nebo přes HR podpisovou platformu.

Je ale nutné dodržet dvě klíčové povinnosti navíc: zaslat vyhotovení na soukromou e-mailovou adresu zaměstnance a respektovat jeho právo odstoupit do 7 dnů (§ 21§ 21 § 21(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v di…Oficiální znění ↗ zák. práce).

Forma pracovní smlouvy a její elektronické splnění

Pracovní smlouva musí být uzavřena písemně a musí obsahovat druh práce, místo (místa) výkonu práce a den nástupu do práce (§ 34§ 34 § 34(1) Pracovní smlouva musí obsahovat a) druh práce, který má zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat, b) místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být práce podle písmene a) vykonávána, c) den nástupu do práce. (2) Pracovní smlouva musí být uzavřena písemně. (3) Nenastoupí-li zaměstnanec ve sjednaný den do práce, an…Oficiální znění ↗ odst. 1 a 2 zák. práce). Každá smluvní strana musí obdržet jedno vyhotovení (§ 34§ 34 § 34(1) Pracovní smlouva musí obsahovat a) druh práce, který má zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat, b) místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být práce podle písmene a) vykonávána, c) den nástupu do práce. (2) Pracovní smlouva musí být uzavřena písemně. (3) Nenastoupí-li zaměstnanec ve sjednaný den do práce, an…Oficiální znění ↗ odst. 5).

Způsob, jak písemnou formu splnit elektronicky, vychází z občanského zákoníku, který se v pracovním právu použije podpůrně. Platí, že písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení obsahu a určení jednající osoby (§ 562§ 562 § 562(1) Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. (2) Má se za to, že záznamy údajů o právních jednáních v elektronickém systému jsou spolehlivé, provádějí-li se systematicky a posloupně a jsou-li …Oficiální znění ↗ obč. zák.).

Pro samotné uzavření pracovní smlouvy proto zákon nevyžaduje kvalifikovaný ani uznávaný elektronický podpis. Postačí jakýkoli způsob splňující uvedené dvě podmínky – typicky e-mailová komunikace, prostý elektronický podpis nebo HR podpisová platforma. Zákoník práce další specifické formální náležitosti nestanoví, takže se uplatní obecná úprava občanského zákoníku (§ 559§ 559 Forma právních jednáníKaždý má právo zvolit si pro právní jednání libovolnou formu, není-li ve volbě formy omezen ujednáním nebo zákonem.Oficiální znění ↗ a § 561§ 561 § 561(1) K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat. (2) Jedná-li více osob, vyžaduj…Oficiální znění ↗ obč. zák.).

Povinnost zaslat smlouvu na soukromý e-mail

Jsou-li pracovní smlouva, DPP, DPČ nebo jejich změny uzavřeny elektronicky, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele a kterou zaměstnanec pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělil (§ 21§ 21 § 21(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v di…Oficiální znění ↗ odst. 1 zák. práce).

Musí tedy jít o soukromou adresu zaměstnance. Nestačí:

• zaslání na pracovní (firemní) e-mail,
• zpřístupnění dokumentu v interním elektronickém systému zaměstnavatele.

Právo zaměstnance odstoupit do 7 dnů

Zaměstnanec má právo od elektronicky uzavřené smlouvy či dohody (nebo jejich změny) odstoupit – a to od okamžiku uzavření, nejpozději však ve lhůtě 7 dnů ode dne dodání vyhotovení na jeho soukromou adresu (§ 21§ 21 § 21(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v di…Oficiální znění ↗ odst. 2 zák. práce).

Pravidla odstoupení:

• Odstoupení musí být písemné, jinak se k němu nepřihlíží.
• Odstoupit lze, jen dokud zaměstnanec nezačal s plněním – právo zaniká např. dnem nástupu do práce nebo dnem, kdy začal pracovat podle dodatku.
• Právo na odstoupení se nevztahuje na dohody o rozvázání pracovněprávních vztahů.
• Podpůrně se použije obecná občanskoprávní úprava odstoupení (§ 2001§ 2001 až § 2005§ 2005 obč. zák.).

Pozor: uzavírání smlouvy × doručování jednostranných úkonů

Je nutné odlišit elektronické uzavření smlouvy (§ 21§ 21 § 21(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v di…Oficiální znění ↗) od elektronického doručování jednostranných písemností zaměstnavatelem (§ 334§ 334 DORUČOVÁNÍPři doručování výpovědi, okamžitého zrušení, zrušení ve zkušební době a dalších písemností týkajících se skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, s výjimkou dohody podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a), a při doručování odvolání z pracovního mís…Oficiální znění ↗ a násl.), kde platí výrazně přísnější režim.

Pro elektronické doručování jednostranných úkonů zaměstnavatelem (např. výpověď, okamžité zrušení, zrušení ve zkušební době, mzdový či platový výměr) je totiž nutný:

• předchozí souhlas zaměstnance v samostatném písemném prohlášení s uvedením adresy, která není v dispozici zaměstnavatele (§ 335§ 335 Obecné ustanovení o doručování písemnosti zaměstnavatelem(1) Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení, v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele. Před udělení…Oficiální znění ↗),
• uznávaný elektronický podpis písemnosti.

Tento přísný režim se po novele týká menšího okruhu dokumentů, zejména jednostranných ukončovacích úkonů, odvolání z vedoucího místa a mzdového/platového výměru.

Praktické kroky pro zaměstnavatele

1. Získejte předem soukromou e-mailovou adresu. Před elektronickým uzavřením si od uchazeče/zaměstnance písemně vyžádejte soukromou adresu výslovně pro účely uzavírání smluv.
2. Domluvte se prokazatelně na obsahu smlouvy či dohody.
3. Zašlete finální vyhotovení bezodkladně na tuto soukromou adresu – jde o zákonnou povinnost (§ 21§ 21 § 21(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v di…Oficiální znění ↗ odst. 1).
4. Počítejte se 7denní lhůtou pro odstoupení, zejména pokud nástup není bezprostřední.
5. Zajistěte zachycení obsahu a identifikaci stran (podpisová platforma, prokazatelná e-mailová komunikace, el. podpis) – § 562§ 562 § 562(1) Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. (2) Má se za to, že záznamy údajů o právních jednáních v elektronickém systému jsou spolehlivé, provádějí-li se systematicky a posloupně a jsou-li …Oficiální znění ↗ obč. zák. Pro vyšší důkazní jistotu lze doporučit uznávaný elektronický podpis, i když ho zákon pro uzavření nevyžaduje.
6. Dokumentujte. Uchovejte doklad o odeslání i o sdělení soukromé adresy. Při plnění informační povinnosti podle § 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ musí být údaje přístupné tak, aby si je zaměstnanec mohl uložit a vytisknout, a zaměstnavatel si musí uschovat doklad o předání (§ 37§ 37 Vznik pracovního poměru(1) Neobsahuje-li tyto údaje pracovní smlouva, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o a) názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou, b) bližším označení druhu a místa výkonu práce, c) výměře dovolené a o způsobu určován…Oficiální znění ↗ odst. 4).

Časté chyby

• Zaslání na firemní e-mail nebo jen zpřístupnění v interním systému – nesplňuje § 21§ 21 § 21(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v di…Oficiální znění ↗ odst. 1.
• Záměna režimů – aplikace mírnějších pravidel (§ 21§ 21 § 21(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v di…Oficiální znění ↗) na jednostranné ukončovací úkony, u nichž platí přísný režim doručování (§ 335§ 335 Obecné ustanovení o doručování písemnosti zaměstnavatelem(1) Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení, v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele. Před udělení…Oficiální znění ↗).
• Opomenutí 7denní lhůty – spoléhání, že smlouva „drží" okamžitě, i když zaměstnanec ještě nezačal pracovat.

Ochrana při vadě formy

I kdyby byla forma vadná, platí ochranné pravidlo: nebylo-li právní jednání učiněno v požadované formě, ale již bylo započato s plněním, nelze se neplatnosti dovolat u jednání, jimiž vzniká nebo se mění základní pracovněprávní vztah (§ 20§ 20 § 20Nebylo-li právní jednání učiněno ve formě, kterou vyžaduje tento zákon, a bylo-li již započato s plněním, není možné se neplatnosti tohoto jednání dovolat u těch jednání, jimiž vzniká nebo se mění základní pracovněprávní vztah.Oficiální znění ↗ zák. práce).

Stav judikatury

Jde o relativně novou úpravu (účinnost od 1. 10. 2023) a ustálená judikatura nejvyšších soudů k § 21§ 21 § 21(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v di…Oficiální znění ↗ zák. práce zatím chybí. U sporných případů, zejména u elektronického doručování ukončovacích úkonů, je proto namístě zvýšená opatrnost.